Optimisation de la logistique du matériel par la numérisation en milieu ambulatoire

Le milieu ambulatoire est l’avenir

Les soins ambulatoires connaissent une croissance continue depuis plusieurs années. Progrès médicaux, méthodes chirurgicales moins invasives et réformes sanitaires font que toujours plus d’interventions ont lieu hors du milieu hospitalier classique. 

Cependant, pour les centres ambulatoires, ça représente non seulement de nouvelles opportunités, mais aussi de nouveaux défis. En effet, alors que le nombre d’interventions augmente, le temps, le personnel et les ressources financières restent limités. Le matériel doit être disponible à tout moment. Parallèlement, les stocks doivent empêcher l’inutile immobilisation de capital. Dans ce champ de contraintes, la gestion efficace du matériel est un facteur de réussite toujours plus important. 

Le Medizinisches Zentrum Brugg a fait l’expérience de ce développement. Depuis plus de 20 ans, ce centre compte parmi les pionniers de la chirurgie ambulatoire en Suisse et a vécu l’évolution continue des exigences en matière d’organisation, de logistique et de gestion du matériel.

Quand les processus ne suivent plus le rythme de la croissance

Avec la croissance de l’offre ambulatoire, les exigences en matière de logistique du matériel ont elles aussi augmenté. Un nombre croissant de fournisseurs et de tâches administratives ainsi que des changements de produits plus fréquents ont fait que les processus existants ont progressivement atteint leurs limites. Parallèlement, la gestion du matériel dépendait considérablement du savoir de chaque membre du personnel.

Comme le décrit Monika Beinlich dans l’interview, les efforts consacrés aux contrôles des stocks, aux commandes et aux validations de livraison n’ont cessé d’augmenter. L’entrepôt, qui s’était développé au fil des années, occupe beaucoup de place et immobilisait du capital. De plus, des processus manuels et une complexité croissante représentaient une charge de travail supplémentaire pour l’équipe. 

La question de savoir comment organiser la gestion du matériel de manière plus simple, plus transparente et moins dépendante des personnes s’est ainsi posée toujours plus clairement.

Remettre en question les anciens processus

« Il faut être prêt à faire table rase du passé ». Avec cette affirmation, Yves Rodel résume une condition essentielle au changement. 

La numérisation ne commence pas grâce à une nouvelle technologie, mais par la propension à remettre en question de manière critique les processus existants. Des processus habituels peuvent fonctionner pendant de nombreuses années, jusqu’à ce que les conditions-générales changent et mettent l’organisation face à de nouvelles exigences. 

L’objectif du Medizinisches Zentrum Brugg n’était donc pas simplement de numériser chaque étape de travail. C’est l’ensemble de la gestion du matériel qui devait être repensé : plus simple au quotidien, moins dépendante de chaque personne, et organisée de manière à ce que le personnel puisse à nouveau se concentrer davantage sur ses propres tâches.

Des processus manuels à la logistique numérique du matériel

À la recherche d’une solution d’avenir, le Medizinisches Zentrum Brugg a opté pour la mise en œuvre de cosaFlow®. 

Le point de départ a été une analyse détaillée de la gestion du matériel existante. En collaboration avec Cosanum, les structures de stockage ont été examinées, l’assortiment a été optimisé, et un concept adapté aux processus et besoins du centre ambulatoire a été développé.

L’organisation des stocks a été restructurée, la numérisation des commandes de réapprovisionnement a été introduite et des jours de livraison fixes ont été définis. De plus, cosaFlow® assure la transparence sur les stocks, les commandes et le statut des livraisons. Ce qui permet de réduire les tâches manuelles de contrôle et de mieux planifier l’approvisionnement du matériel – sans en compromettre la sécurité.

De complexe, la gestion du matériel est ainsi devenue un processus optimisé par la numérisation qui s’intègre parfaitement dans le travail quotidien.

L’effet s’est rapidement fait sentir

Peu après la mise en œuvre, des changements concrets ont été visibles : l’entrepôt a été organisé de manière plus nette plus proche du bloc opératoire, les commandes sont automatisées et les processus de gestion du matériel sont plus clairement définis. 

L’espace de stockage nécessaire a pu être réduit à près d’un tiers de la surface initiale. Grâce à la livraison hebdomadaire de consommables, le matériel nécessaire est disponible au moment où il est requis – sans stocks inutiles ni capital immobilisé correspondant. Parallèlement, le personnel bénéficie d’un aperçu transparent des stocks, des commandes en cours et du statut des livraisons.

Plus de temps pour l’essentiel

Cependant, le plus grand changement ne se manifeste pas seulement dans l’entrepôt, mais surtout dans le travail quotidien du personnel.

Comme l’explique Monika Beinlich dans l’interview, il doit pouvoir se recentrer sur les tâches pour lesquelles il a été formé, à savoir la prise en charge des patients.

Le temps auparavant consacré aux contrôles des stocks, aux commandes et aux tâches administratives est de nouveau disponible pour son propre travail. C’est précisément là que réside la valeur ajoutée de l’optimisation de la logistique du matériel par la numérisation : elle soulage les professionnels et dégage de l’espace là où ils font toute la différence.

Regarder vers l’avenir

Avec l’augmentation des soins ambulatoires et de la pression économique, les processus efficaces continueront de gagner en importance. 

L’expérience du Medizinisches Zentrum Brugg montre que le courage de changer est tout bénéfice. Une logistique du matériel optimisée par la numérisation peut contribuer à concilier sécurité de l’approvisionnement, rentabilité et soulagement du personnel.